Digitalisering van uw dagontvangstenboek en centralisatieboek

Is uw onderneming mee met de digitalisering? Fijn om te horen. Hou er echter rekening mee dat de fiscus ook elektronisch een perfecte administratie verwacht. Zo is er bijvoorbeeld een strenge controle op uw dagontvangstenboek en centralisatieboek. U mag deze zowel op papier als digitaal bijhouden, het belangrijkste: zo volledig mogelijk zijn. We leggen uit waarop u moet letten.

Dagboek van ontvangsten en centralisatieboek: wat houdt het in?

In een dagontvangstenboek noteert u alle ontvangsten per dag (inclusief btw) waarvoor geen factuur werd opgemaakt. U houdt uw ontvangsten bij in een dagboek per bedrijfszetel waarover u beschikt. Maar opgelet, dit is niet hetzelfde als een kasboek waarin u slechts alle bedragen vermeld die contant ontvangen of betaald worden. Met een kasboek alleen doorstaat u de controle van de fiscus niet. 

Maakt u voor al uw ontvangsten een factuur op – bijvoorbeeld ook voor dat brood of dat paar schoenen – dan hoeft u geen dagboek van ontvangsten bij te houden. Het principe is simpel: geen factuur is een inschrijving in uw dagontvangstenboek.

Voor uw verkochte goederen die meer dan 250 euro (inclusief btw) bedragen, geldt een bijzondere regel: daarvoor is een afzonderlijke vermelding over de aard van de goederen verplicht. Tenzij u verantwoordingsstukken kunt toevoegen die de aard van de verkochte goederen al nauwkeurig vermelden.

Elke nieuwe inschrijving in uw dagontvangstenboek gebeurt heel strikt:

  • zonder enig uitstel,
  • in chronologische volgorde, 
  • zonder een wit vlak of leemte tussendoor.

Moet u iets verbeteren achteraf? Dan is het de bedoeling dat de oorspronkelijke inschrijving leesbaar blijft. De inschrijvingen zijn namelijk onomkeerbaar. Een rechtzetting van een inschrijving gebeurt dus als nieuwe, afzonderlijke inschrijving – ook digitaal.

Sommige ondernemingen moeten naast hun dagontvangstenboek een zogenaamd centralisatieboek bijhouden. Dit document groepeert de ontvangsten die in de dagontvangstenboeken zijn weergegeven per bedrijfszetel. Zo’n boek heeft u uiteraard enkel nodig wanneer uw organisatie meerdere bedrijfszetels onder haar hoede heeft. Hierin hoeft u niet alle individuele verrichtingen van de dagontvangstenboeken over te nemen, enkel op het einde van elke aangifteperiode (maandelijks of per kwartaal): 

  • het totaalbedrag van de ontvangsten (incl. btw) van die periode, ingeschreven in de verschillende dagboeken van ontvangsten en dit per btw-tarief,
  • per btw-tarief het totaalbedrag van de maatstaf van heffing en de verschuldigde btw. 

Nu ook digitaal

Vroeger hield u uw dagontvangstenboek verplicht bij op papier. Tegenwoordig mag u dat elektronisch doen. Voor welke wijze u ook kiest: uw dagontvangstenboek moet drie maanden op de bedrijfszetel toegankelijk blijven na de maand waarin het dagboek werd afgesloten, ongeacht waar de gegevens zich digitaal bevinden. Heeft u meerdere bedrijfszetels? Dan kunt u voor elk dagboek van ontvangsten afzonderlijk beslissen of u het digitaal of op papier bijhoudt. 

Zodra een van uw dagboeken van ontvangsten digitaal wordt bijgehouden, moet ook uw centralisatieboek digitaal zijn. Alleen wanneer u al uw dagontvangstenboeken op papier bijhoudt, mag u uw centralisatieboek op papier bewaren. 

Kiest u voor digitaal? 

Uw inschrijvingen zijn onveranderlijk – u geeft ze onomkeerbaar in in uw dagontvangstenboek. Kiest u ervoor om ze digitaal bij te houden, dan bent u verplicht dit in een speciaal softwaresysteem te doen. Technisch mag het namelijk niet mogelijk zijn om gegevens te wijzigen of verwijderen zonder daarvan een spoor achter te laten in het systeem.

Een voordeel voor u: indien uw softwaresysteem op het einde van elke dagelijkse openingsperiode automatisch een financieel rapport genereert – met de noodzakelijke vermeldingen van de dagontvangsten – dan kan het geheel van die financiële rapporten uw dagontvangstenboek vervangen. Dat bespaart u een hoop extra tijd en werk. Zorg er echter wel voor dat deze rapporten bewaard worden in een afzonderlijke database met behoud van de beveiliging van gegevens.

Nog vragen over de digitalisering van uw dagontvangstenboek? Contacteer ons voor persoonlijk advies.