Eenvoudig elektronisch documenten versturen en ontvangen met PEPPOL

Als boekhoudkantoor is het belangrijk om in te spelen op hedendaagse en toekomstige technologieën. Robot accounting is dan ook in volle opmars. Hierdoor is het mogelijk om uw facturen (de echte digitale facturen en geen PDF) zonder fouten en sneller in het boekhoudkundig systeem te plaatsen.

Ten Hove is aangesloten op het PEPPOL-netwerk voor het versturen en ontvangen van documenten. In dit artikel leggen we u graag uit hoe dit in zijn werk gaat.

Wat is PEPPOL?

PEPPOL is een internationaal netwerk dat verschillende Europese overheden, dienstverleners en bedrijven gebruiken om documenten (zoals facturen) te verzenden en te ontvangen. Dit netwerk is veilig en efficiënt. Bovendien is het netwerk de Europese standaard. Hierdoor kunt u zakendoen door heel Europa, zonder dat u rekening hoeft te houden met verschillen in software. Sinds januari 2017 is het bovendien verplicht om facturen van en voor de overheid via dit systeem te behandelen.

Hoe krijgt u toegang tot PEPPOL?

Om gebruik te maken van PEPPOL dienen zowel zender als ontvanger zich te registreren op het netwerk. De registratie omvat een validatieproces om de legitimiteit van uw bedrijf te controleren. Hierbij dient u een aantal unieke nummers door te geven. Denk hierbij aan ondernemingsnummers of BTW-nummers, IBAN-nummers en OIN-nummers voor overheidsinstellingen. Wanneer dit allemaal in orde is, ontvangt u een PEPPOL ID. Dankzij deze ID-nummers zijn er geen misverstanden meer over wie de verzenders en de ontvangers zijn. Spookfacturen en tikfouten zijn daardoor niet meer mogelijk.

Wat is een Acces Point?

Vooraleer u gebruik kunt maken van PEPPOL dient u zich aan te sluiten bij een “access point”.  Een access point verbindt uw bedrijf aan het netwerk en zij verschaffen de PEPPOL ID’s. Een access point is te vergelijken met een telecomoperator. Een telecombedrijf verbindt u aan het telefonienetwerk, een PEPPOL-access point verbindt u met het PEPPOL-netwerk. Lyanthe B.V. is access point voor Fiduciaire Ten Hove en haar klanten.

Wat zijn de voordelen van PEPPOL?

Er zijn heel wat verschillende voordelen verbonden aan het gebruik van PEPPOL:

  • U zet uw facturen niet meer op mail, waardoor u veiliger werkt.
  • De kans op fraude is miniem, omdat het netwerk streng beveiligd is.
  • U bent er zeker van dat uw facturen veilig op bestemming aankomen.
  • U geniet van een snellere factuurverwerking.

Heeft u vragen over het gebruik van PEPPOL of e-facturen? Of wenst u zich te laten registreren op het PEPPOL-netwerk?

Neem dan gerust contact met ons op.