Privacyverklaring

PRIVACYVERKLARING – Fiduciaire Ten Hove

De website www.tenhove.be (hierna: de “Website”) wordt aangeboden door:

FIDUCIAIRE TEN HOVE II BVBA (hierna “Fiduciaire Ten Hove”, “Wij” en “Ons”)
Herentalsebaan 271
2150 Borsbeek
België
BTW BE 0459.925.894

privacy@tenhove.be
+32 3 366 06 66

Aarzel niet om ons te contacteren indien je privacy-gerelateerde vragen zou hebben. Wij beloven jou een spoedig antwoord!

  1. Waarom deze privacyverklaring?

Iedere persoon die de Website gebruikt (hierna de “Gebruiker”), stelt bepaalde persoonsgegevens ter beschikking. Deze persoonsgegevens vormen informatie die ons toestaat jou te identificeren als natuurlijke persoon, ongeacht of we dit daadwerkelijk doen. Je bent identificeerbaar van zodra het mogelijk is om een direct of indirect verband te creëren tussen een of meer persoonsgegevens en jou als natuurlijke persoon.

We gebruiken en verwerken jouw persoonsgegevens in overeenstemming de GDPR en andere relevante wetsbepalingen. Iedere verwijzing in deze Privacyverklaring naar de GDPR is een verwijzing naar de Verordening van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (General Data Protection Regulation).

Via deze Privacyverklaring wordt iedere Gebruiker van de Website op de hoogte gebracht van de verwerkingsactiviteiten die Fiduciaire Ten Hove kan doorvoeren met zijn persoonsgegevens. Fiduciaire Ten Hove behoudt het recht om deze Privacyverklaring te allen tijde aan te passen. Elke substantiële wijziging zal duidelijk gemeld worden aan de Gebruiker. We raden de Gebruiker aan dit document regelmatig te raadplegen.

  1. Wie verwerkt de persoonsgegevens?

2.1. Verwerkingsverantwoordelijke

Fiduciaire Ten Hove is verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt alleen of in samenwerking met anderen welke persoonsgegevens worden verzameld, alsook het doel en de middelen voor de verwerking van deze persoonsgegevens.

2.2. Verwerker(s)

Fiduciaire Ten Hove is vrij om beroep te doen op gegevensverwerkers. Een verwerker is een natuurlijke persoon of rechtspersoon die persoonsgegevens verwerkt op vraag van of in naam van de verwerkingsverantwoordelijke. De verwerker is verplicht de veiligheid en vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens te verzekeren. De verwerker handelt steeds volgens de instructies van de verwerkingsverantwoordelijke.

Fiduciaire Ten Hove doet beroep op de volgende categorieën van verwerkers:

  • Bedrijven die we hebben ingeschakeld voor administratieve doeleinden;
  • Bedrijven die instaan voor de verwerking van aan- en verkoop facturen;
  • Bedrijven die instaan voor het onderhoud van onze website;
  • Bedrijven die we hebben ingeschakeld voor hostingdoeleinden.
  1. Op welke juridische basis worden mijn persoonsgegevens verwerkt?

In overeenstemming met de GDPR verwerken wij persoonsgegevens op basis van volgende juridische gronden:

  • Op basis van de uitvoering van de overeenkomst zoals overeengekomen met de Gebruiker waarbij toegang wordt verschaft tot het klantenportaal op de website, of de uitoefening van precontractuele stappen genomen op zijn aanvraag; of
  • Op basis van het voldoen aan wettelijke of regulerende bepalingen; of
  • Op basis van ons legitiem belang voor het versturen van commerciële en niet-commerciële communicatie en nieuwsbrieven naar onze bestaande klanten en voor het beantwoorden van vragen die worden gesteld aan de hand van ons contactformulier; of
  • Op basis van jouw uitdrukkelijke toestemming voor het bijhouden van CV en motivatiebrieven die worden verstrekt naar aanleiding van sollicitaties.
  1. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Fiduciaire Ten Hove verbindt zich ertoe enkel die persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken die ter zake dienend zijn en noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De volgende categorieën persoonsgegevens worden verwerkt:

  • Persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, adres, inloggegevens);
  • Contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres);
  • Financiële identificatiegegevens (bankgegevens);
  • Financiële middelen;
  • Schulden, uitgaven (Totale uitgaven, huurgelden, leningen, hypotheken en andere vormen van krediet);
  • Leningen, hypotheken, kredieten (Aard van de lening, geleend bedrag, resterend te betalen saldo, aanvangsdatum, duur, rentevoet, overzicht van de betaling, bijzonderheden betreffende de waarborgen);
  • Financiële hulp (uitkeringen, hulp, giften, subsidies);
  • Bijzonderheden betreffende de verzekeringen (Aard van de verzekering, bijzonderheden betreffende de gedekte risico’s, verzekerde bedragen, periode gedurende welke de risico’s zijn gedekt, vervaldatum, al dan niet uitgevoerde of ontvangen betalingen, stand van de overeenkomst);
  • Bijzonderheden betreffende het pensioen (Datum waarop men deel gaat uitmaken van het pensioensysteem, aard van het systeem, datum waarop men geen deel meer uitmaakt van het systeem, ontvangen en uitgevoerde betalingen, opties, begunstigden);
  • Financiële transacties (Bedragen die de persoon die in het bestand is opgenomen, moet betalen en heeft betaald, toegekend krediet, wisselborgstelling, betalingswijzen, overzicht van de betalingen, deposito’s en andere waarborgen);
  • Compensatie (Bijzonderheden betreffende de geëiste compensaties, betaalde bedragen of andere vormen van compensatie);
  • Beroepsactiviteiten (Beroepsactiviteiten van de persoon die in het bestand is opgenomen: aard van de activiteit, aard van de goederen of diensten die door de persoon die in het bestand is opgenomen worden gebruikt of geleverd, zakenrelaties);
  • Overeenkomsten en schikkingen (Bijzonderheden betreffende de schikkingen of handelsovereenkomsten, overeenkomsten betreffende de vertegenwoordiging of juridische overeenkomsten, bijzonderheden betreffende de agenten);
  • Vergunningen (in het bezit zijnde vergunningen);
  • Persoonlijke bijzonderheden (Leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit);
  • Immigrantenstatuut (Bijzonderheden betreffende het visum, arbeidsvergunning, verblijf– of verplaatsingsbeperkingen, bijzondere voorwaarden betreffende het verblijfsrecht);
  • Bezittingen (Grond, eigendommen of andere bezittingen);
  • Huwelijk of huidige vorm van samenleven (Naam van de echtgenote of partner, meisjesnaam van de echtgenote of partner, huwelijksdatum, datum van het samenlevingscontract, aantal kinderen);
  • Huur- en verhuurgegevens (Bijzonderheden betreffende de goederen en diensten die aan de geregistreerde persoon worden geleverd, ontleend of gehuurd, bijzonderheden betreffende de goederen en diensten die door de geregistreerde persoon worden geleverd, ontleend of gehuurd);
  • Woningkenmerken (Adres waar de woning zich bevindt: aard van de woning, eigendom of gehuurd, duur van het verblijf op dit adres, huur, lasten, classificatie van de woning, bijzonderheden betreffende de valorisatie);
  • Gegevens betreffende de lichamelijke gezondheid (Handicap of gebrek);
  • Academisch curriculum (behaalde diploma’s);
  • Financieel overzicht van de studies (inschrijvingsgelden en betaalde kosten, financieringsbronnen, betalingsbewijzen, overzicht der betalingen);
  • Huidige betrekking (Werkgever, titel en beschrijving van de functie, graad, datum van aanwerving, werkplaats, specialisatie of type onderneming, arbeidsmodaliteiten en –voorwaarden, vroegere functies en voorafgaande ervaring bij de huidige werkgever);
  • Loopbaan;
  • Loon (Betalingen en afhoudingen, salaris, commissielonen, boni, uitgaven, toelagen, voordelen, leningen, ingehouden belastingen, pensioenafhoudingen, vakbondsbijdrage, betaalwijzen, datum van de laatste salarisverhoging);
  • Elektronische identificatiegegevens (IP-adres, locatie, cookies);
  • Rijksregisternummer;

Deze persoonsgegevens worden verzameld wanneer je je registreert op de Website, gebruik maakt van het contactformulier, je sollicitatiegegevens verschaft of voor de dienstverlening door Fiduciaire Ten Hove. De hoeveelheid verzamelde persoonsgegevens is afhankelijk van jouw gebruik van de Website, de functionaliteiten van de Website en jouw gebruik van de dienstverlening.

Daarnaast gebruiken wij cookies om de Gebruiker te herkennen en een persoonlijke gebruikerservaring te bieden, om hun technische keuzes te onthouden (bijvoorbeeld een taal voorkeur) en om eventuele fouten op de Website op te sporen en te corrigeren. Raadpleeg ons Cookiebeleid voor meer informatie over de manier waarop we cookies gebruiken.

  1. Voor welke doeleinden worden mijn persoonsgegevens gebruikt?

Fiduciaire Ten Hove verzamelt jouw persoonsgegevens om iedere Gebruiker van onze Website een veilige, optimale en persoonlijke gebruikerservaring te bieden. De verzameling van persoonsgegevens wordt verder uitgebreid naarmate de Gebruiker intensiever gebruik maakt van onze Website en onze online dienstverlening. Fiduciaire Ten Hove behoudt zich het recht voor om bepaalde bewerkingen op te schorten of te annuleren indien persoonsgegevens ontbreken, onjuist of onvolledig zijn.

Gegevensverwerking is essentieel voor de werking van onze Website en de daarbij horende diensten.
De verwerking gebeurt uitsluitend voor volgende welbepaalde doeleinden:

  • Klantbeheer: klantenadministratie, facturatie, controle van de kredietwaardigheid, ondersteuning, klachtenbewaking en het versturen van nieuwsbrieven;
  • Beheer van geschillen;
  • Bescherming tegen fraude en overtredingen;
  • Het verwerken van de persoonsgegevens omwille van wettelijke verplichtingen die op de verwerkingsverantwoordelijke rusten;
  • Het beantwoorden van vragen die worden gesteld aan de hand van het contactformulier;
  • Het versturen van commerciële en niet-commerciële communicatie;
  • Het beoordelen van sollicitatiegegevens.

Bij een bezoek aan de Website worden er enkele gegevens ingezameld voor statistische doeleinden. Dergelijke gegevens zijn noodzakelijk om het gebruik van onze Website te optimaliseren. Deze gegevens zijn: IP-adres, vermoedelijke plaats van consultatie, uur en dag van consultatie, welke pagina’s er werden bezocht. Wanneer je de Website bezoekt, verklaar je je akkoord met deze gegevensinzameling bestemd voor statistische doeleinden zoals hierboven omschreven.

De Gebruiker verschaft steeds zelf de persoonsgegevens aan Fiduciaire Ten Hove en kan op die manier een zekere controle uitoefenen. Indien bepaalde persoonsgegevens onvolledig of ogenschijnlijk incorrect zijn, behoudt Fiduciaire Ten Hove zich het recht voor bepaalde verwachte handelingen tijdelijk of permanent uit te stellen.

  1. Wie ontvangt jouw persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor intern gebruik binnen Fiduciaire Ten Hove.

Voor de verwerking van haar aan- en verkoopfacturen worden een deel van de persoonsgegevens verwerkt in de Filipijnen. Fiduciaire Ten Hove garandeert een GDPR conforme verwerking van uw persoonsgegevens. Dit realiseren we door het afsluiten van een verwerkersovereenkomst waaraan Standard Contractual Clauses worden toegevoegd.

  1. Hoelang bewaren we jouw persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens worden bewaard zolang dit nodig is om de in artikel 5 vooropgestelde doelen na te streven. Ze worden verwijderd uit de databank wanneer ze niet langer nodig zijn om deze doelen na te streven of indien de Gebruiker op geldig het recht tot verwijdering van de persoonsgegevens uitoefent.

  1. Wat zijn jouw rechten?

8.1 Garantie van een rechtmatige en veilige verwerking van de persoonsgegevens

Jouw persoonsgegevens worden steeds verwerkt voor legitieme doeleinden, zoals uiteengezet in artikel 5.
Zij worden verzameld en verwerkt op een gepaste, relevante en proportionele wijze, en worden niet langer bewaard dan noodzakelijk om de vooropgestelde doelen te bereiken.

8.2 Recht op inzage

Indien je jouw identiteit kan bewijzen, verkrijg je het recht om informatie te verwerven over het verwerken van jouw persoonsgegevens. Aldus heb je het recht inzage te krijgen in de doeleinden van de verwerking, de categorieën persoonsgegevens, de categorieën van ontvangers waarnaar de persoonsgegevens worden gestuurd, de criteria die de periode van gegevensbewaring bepalen en de rechten die je kan uitoefenen met betrekking tot jouw persoonsgegevens.

8.3 Recht op rectificatie van persoonsgegevens

Inaccurate of onvolledige informatie kan verbeterd worden. Men kan zich tot ons richten met een verzoek tot wijziging.

8.4 Recht op het wissen van jouw persoonsgegevens

Je hebt tevens het recht om de verwijdering van jouw persoonsgegevens te bekomen, in volgende gevallen:

  • Jouw persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor het vooropgestelde doel;
  • Je herroept jouw toestemming tot het verwerken van jouw persoonsgegevens en er is geen enkele andere wettelijke grondslag tot verwerken van jouw persoonsgegevens;
  • Je hebt op rechtmatige wijze een bezwaar ingediend tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens;
  • Jouw persoonsgegevens worden op onrechtmatige wijze verwerkt;
  • Jouw persoonsgegevens dienen verwijderd te worden op basis van een wettelijke verplichting.

Het verwijderen van persoonsgegevens is voornamelijk gerelateerd aan zichtbaarheid; het is mogelijk dat de verwijderde persoonsgegevens tijdelijk opgeslagen blijven.

8.5 Recht op beperking van de verwerking

In sommige gevallen heb je het recht om beperkingen van de verwerking van jouw persoonsgegevens te vragen. Dit geldt zeker in geval van een geschil met betrekking tot de accuraatheid van persoonsgegevens, als de persoonsgegevens noodzakelijk zijn in het kader van een juridische procedure of gedurende de tijd noodzakelijk voor Fiduciaire Ten Hove om vast te stellen dat je geldig jouw recht tot verwijdering kan uitoefenen.

8.6 Recht om bezwaar te maken

Je hebt het recht je te allen tijde te verzetten tegen het verwerken van jouw persoonsgegevens voor ‘direct marketing’ doeleinden, profileringsdoeleinden of doeleinden die voortvloeien uit de legitieme belangen van de dataverantwoordelijke. Fiduciaire Ten Hove zal ophouden jouw persoonsgegevens te verwerken tenzij Fiduciaire Ten Hove kan aantonen dat er dwingende wettelijke redenen zijn tot het verwerken van jouw persoonsgegevens die primeren op jouw recht om zich te verzetten.

8.7 Recht op gegevensoverdraagbaarheid

Je hebt het recht om de aan Fiduciaire Ten Hove verstrekte persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen. Daarnaast heb je het recht om deze persoonsgegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, tenzij dit technisch onmogelijk is.

8.9 Recht op het intrekken van jouw toestemming

Je hebt het recht om te allen tijde jouw toestemming in te trekken, bijvoorbeeld wanneer je deze hebt gegeven voor direct marketing doeleinden.

  1. Hoe kan je jouw rechten uitoefenen?

Indien je jouw rechten wenst uit te oefenen, dien je een geschreven verzoek en bewijs van identiteit via aangetekende brief te sturen naar Fiduciaire Ten Hove,  Herentalsebaan 271, 2150 Borsbeek, via e-mail aan privacy@tenhove.be Wij zullen zo snel mogelijk antwoorden, uiterlijk één (1) maand na het ontvangen van jouw verzoek.

  1. Mogelijkheid tot het indienen van een klacht

Indien je niet akkoord gaat met de verwerking van jouw persoonsgegevens door Fiduciaire Ten Hove, heb je het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit (voor België: https://www.privacycommission.be/).